Documentos para justificar la exención de SGAE en tu negocio
Para acreditar que la música de tu local no obliga a pagar a la SGAE necesitas tres cosas: un contrato o alta con un proveedor de música libre de derechos, un certificado que diga que ese repertorio no pertenece a las entidades de gestión y una carpeta ordenada con facturas, equipos y zonas de emisión. Con un servicio como Ondeón, que incluye el certificado oficial de licencia en todos los planes, esa documentación llega ya hecha y solo tienes que guardarla.
En resumen
- La exención no es un trámite que se pida a la SGAE: se demuestra con documentos que prueban que la música que suena no es de su repertorio.
- Los documentos clave son el contrato o alta del servicio de música, el certificado de repertorio libre, las facturas y un inventario sencillo de equipos y zonas.
- Un certificado útil indica qué licencia se tiene, el ámbito territorial, la duración y las condiciones de uso.
- Si alguien se presenta en tu local a pedir justificantes, enseñar el certificado y la factura del servicio suele ser la respuesta más directa.
- En Ondeón el certificado de licencia viene incluido en todos los planes, desde 120 € al año.
Tabla de contenidos
- Qué significa estar exento de SGAE
- Los documentos que debes tener
- Cómo preparar tu carpeta paso a paso
- Si te piden justificar la música
- Qué no cuenta como justificante
- Ondeón: la documentación incluida en la suscripción
- Nuestra opinión: la prueba debe nacer con el servicio
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué significa estar exento de SGAE
No existe un “carnet de exento”. Lo que existe es una situación: tu negocio comunica música al público, pero esa música no forma parte del repertorio que gestiona la SGAE, así que no hay nada que pagarle por ella. La diferencia es importante porque cambia lo que tienes que guardar: no pides una exención, demuestras de dónde sale tu música.
La propia SGAE explica en su página de licencias para establecimientos que comprar CDs originales o usar plataformas como Spotify da derecho a escuchar música en el ámbito privado, pero que cuando se usan para ambientar un local abierto al público hace falta contrato con la entidad de gestión. Por eso la música de una cuenta personal de streaming no te deja fuera de la obligación.
Según un artículo del despacho Ruiz Ballesteros, la obligación depende del tipo de negocio y de que exista comunicación al público. Se paga a la SGAE solo cuando suenan obras de sus asociados, porque no es titular de los derechos de todos los artistas. De ahí sale la lógica de todo lo que sigue: si tu repertorio queda fuera de su colección, no se le abona como derechos de autor.
El repertorio de la SGAE, según su Reglamento General, incluye las obras en las que participan sus miembros y que le han encomendado la gestión. Lo que queda fuera es la música de autores no afiliados, la de dominio público o la que se distribuye con licencias específicas para uso comercial.
Tres entidades, tres tipos de derechos
En la ambientación musical conviven tres derechos distintos. La SGAE gestiona los de los autores, AGEDI los de los productores fonográficos y AIE los de los artistas intérpretes, como recoge la propia SGAE. Por eso la documentación de un proveedor debe hablar de licencia del repertorio completo y no solo de autoría. En Ondeón, la licencia se apoya en repertorio licenciado propio y el certificado oficial incluido en todos los planes está pensado para cubrir a la vez SGAE, AGEDI y AIE.
Los documentos que debes tener
No hay una lista oficial cerrada, pero los profesionales coinciden en una trazabilidad mínima. La consultoría jurídica de Òscar Aleñá la recomienda para hostelería, comercio, estética o gimnasios, y se resume en esta tabla:
| Documento | Para qué sirve | Quién lo da |
|---|---|---|
| Contrato o alta del servicio de música | Prueba que usas una plataforma autorizada para uso comercial | El proveedor |
| Certificado de licencia o repertorio libre | Acredita que el repertorio no es de las entidades de gestión | El proveedor |
| Facturas de la suscripción | Demuestran que el servicio está vigente y desde cuándo | El proveedor |
| Condiciones generales vigentes | Fijan el uso permitido, la duración y el ámbito | El proveedor |
| Inventario básico de equipos y canales | Muestra qué suena y por dónde se emite | Tú |
| Zonas donde suena música | Identifica los espacios con comunicación al público | Tú |
| Registro de eventos o actuaciones especiales | Separa lo que es música de fondo de lo que no | Tú |
Los cuatro primeros documentos son del proveedor y deberían estar en tu panel o en tu correo desde el primer día. Los tres últimos los preparas tú en media hora y no cambian apenas.
El certificado, el documento que más pesa
Es el que se enseña primero. El abogado de ACIPMAR responde a un asociado que si tiene un certificado de la empresa que acredita que su música es libre de derechos, puede mostrarlo al inspector de la SGAE y que con eso debería bastar para demostrar que no infringe derechos de autor.
Un certificado sirve de prueba cuando incluye, como mínimo:
- Datos del titular de la licencia: razón social del proveedor y del negocio que la usa.
- Tipo de licencia: qué uso comercial autoriza.
- Ámbito territorial: que cubre España.
- Duración: fechas de vigencia, que deben coincidir con tu suscripción.
- Condiciones de uso: establecimientos o tipo de actividad cubiertos.
Esta lista sigue lo que advierte el mismo abogado de ACIPMAR: la música libre de derechos no significa música sin protección legal, y la empresa puede fijar tipo de licencia, ámbito territorial, duración y precio. Revisar el contrato y cumplir esas condiciones evita reclamaciones.
Cómo preparar tu carpeta paso a paso
La carpeta se monta una vez y se actualiza cuando renuevas o cambias algo. Así se hace, y dónde suele fallar cada paso.
1. Reúne la documentación del proveedor
Descarga el contrato o las condiciones, el certificado y la última factura. Lo habitual es que falte el certificado, porque nadie lo pidió al contratar, o que esté caducado. Con Ondeón el certificado de licencia forma parte de todos los planes, así que no tienes que reclamarlo aparte ni negociarlo.
2. Comprueba que el servicio cubre todo lo que suena
El error más frecuente es tener contratado un servicio para la sala y una radio o una lista de streaming personal en la cocina, el almacén o el probador. Toda la música que se oye desde zonas abiertas al público debe salir del servicio licenciado. Según el abogado de ACIPMAR, basta con tener una radio situada en un espacio de acceso al público para entender que hay comunicación al público, aunque se apague de vez en cuando.
3. Haz el inventario de equipos y zonas
Anota altavoces, reproductor o dispositivo, y zonas: sala, terraza, vestuarios, recepción, tienda. Una hoja con tres columnas basta: zona, equipo, fuente de música. Si tienes varios locales, una hoja por local. En Ondeón puedes gestionar varias sedes desde un único panel, lo que facilita tener cada local identificado.
4. Separa eventos y actuaciones
Una actuación en directo, un DJ o una sesión de clase dirigida en un gimnasio no es lo mismo que la música ambiental del servicio. Si los haces, anótalos aparte, con fecha y quién los ofrece. Es la parte que no cubre un servicio de hilo musical y la que más conviene tener separada.
5. Guarda todo junto y con fecha
Una carpeta digital con subcarpetas por año vale. Pon en el calendario la fecha de renovación: un certificado vencido pierde su valor como prueba, y esa es la razón por la que conviene que coincida con la vigencia de tu suscripción.
Si te piden justificar la música
Es normal que la primera visita o carta genere nervios. Conviene saber qué papel tiene quien se presenta.
Según el despacho Ruiz Ballesteros, los llamados inspectores de la SGAE no son autoridad pública ni pueden imponer multas, de modo que el establecimiento no está obligado a exhibirles documentación ni a responder a sus preguntas. Aun así, muchos negocios prefieren cortar el asunto enseñando lo que tienen, y ahí el orden importa:
- Pide que se identifique y a qué entidad representa.
- Explica que la música que suena procede de un servicio con licencia propia, no del repertorio de la SGAE.
- Entrega una copia, nunca el original, del certificado y de la factura vigente.
- Anota fecha, nombre y lo que se ha dicho, y guarda la copia que entregas.
La fuente de la asesoría de ACIPMAR apunta justo esto: el certificado debería bastar. Si recibes una carta de reclamación o una factura, no la ignores ni la pagues por inercia: llévala a un abogado especializado en propiedad intelectual, que es quien puede valorar tu caso concreto.
Para profundizar en la parte preventiva, tenemos una checklist para evitar reclamaciones por música y una guía de música legal en negocios.
Qué no cuenta como justificante
Hay documentos que parecen servir y no sirven. Conviene descartarlos pronto:
- La suscripción personal a una plataforma de streaming. Da derecho al uso privado, no a ambientar un local, según la SGAE.
- Los CDs originales. Mismo motivo: comprarlos no autoriza su uso en un establecimiento público.
- Una declaración propia sin proveedor detrás. Decir que tu música es libre sin un documento de quien la licencia no acredita nada.
- Un certificado sin fechas ni ámbito. Sin vigencia y territorio no se puede comprobar que cubre tu caso.
También conviene saber qué opciones hay por tipo. Se puede usar música de dominio público o con licencias abiertas, componer música propia, o contratar un servicio de hilo musical con repertorio licenciado. La última es la que mejor se documenta, porque el proveedor emite contrato, factura y certificado de forma recurrente, mientras que las otras exigen que seas tú quien compruebe y archive la situación de cada tema.
Ondeón: la documentación incluida en la suscripción
Si tu negocio es un restaurante, un gimnasio, una tienda, un hotel, una clínica o una oficina abierta al público, lo más cómodo es que el proveedor te dé los documentos junto con la música. Ondeón es un servicio de hilo musical corporativo con repertorio licenciado propio y certificado oficial en todos los planes. Está pensado para que no tengas que gestionar contratos con SGAE, AGEDI y AIE.
El plan Básico cuesta 120 € al año y el Pro 180 € al año; el plan Business no tiene precio publicado. Todos incluyen la documentación de licencia y se contratan en la página de planes de Ondeón. Un único panel permite gestionar varios locales desde cualquier dispositivo, y la inteligencia artificial selecciona música adaptada a tu sector y ambiente. Si necesitas altavoces o equipo de sonido, también ofrecemos asesoría e instalación del hilo musical. Y si quieres anunciar promociones por megafonía, el servicio de audio marketing crea cuñas y mensajes desde la misma plataforma.
Nuestra opinión: la prueba debe nacer con el servicio
Llevamos tiempo viendo que la pregunta de fondo no es qué papel pedir, sino quién debería tenerlo preparado. Un dueño de restaurante o de gimnasio no tiene por qué saber qué es un repertorio licenciado ni cómo se redacta un certificado.
Por eso diseñamos Ondeón para que la documentación sea parte del servicio y no una tarea más: contrato, certificado oficial y factura desde el primer día, en todos los planes. Nuestro repertorio es licenciado y propio, y esa es la base de que nuestros clientes no tengan que lidiar con SGAE, AGEDI y AIE.
Creemos que la música de un negocio debe ser una decisión de ambiente y de marca, no un asunto jurídico. Con la inteligencia artificial elegimos canales adaptados a cada sector, y con las herramientas de audio marketing la misma plataforma sirve para vender mejor. Más de 8.000 negocios en España ya la usan.
Nuestro consejo es simple: guarda el certificado, anota la fecha de renovación y mantén en un solo sitio todo lo que suena en tu local.
Guillermo
Preguntas frecuentes
¿Hay que pedir la exención de SGAE a la propia SGAE?
No. La exención no se solicita: se demuestra que la música que suena no pertenece a su repertorio. El marco legal es el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, que según la consultoría jurídica citada reconoce a los autores derechos exclusivos y regula la comunicación pública en su artículo 20. Tu papel es tener los documentos del proveedor a mano.
¿Qué documento me piden más a menudo?
El certificado del servicio de música contratado, junto con la factura. Así lo apuntan las fuentes profesionales sobre inspecciones: el certificado de repertorio libre y la factura o contrato son la base de la justificación, según el despacho Ruiz Ballesteros. Conviene tenerlos en digital y en copia impresa.
¿Sirve Spotify u otra cuenta de streaming para mi local?
No como justificante. La SGAE indica que esos accesos dan derecho al ámbito privado, y que al usarlos para ambientar un establecimiento público hace falta contrato con la entidad de gestión. Un servicio de hilo musical con licencia comercial es la vía pensada para este uso.
¿Cuánto tiempo debo guardar la documentación?
Mientras dure el servicio y un tiempo prudencial después. Al ser una cuestión de prueba, lo razonable es conservar certificados y facturas de cada año en una carpeta y no borrar los de contratos ya terminados. Ante una reclamación concreta, consulta con un abogado de propiedad intelectual.
¿Qué hago si recibo una carta de reclamación?
No la pagues ni la ignores. Reúne el certificado, el contrato y las facturas del proveedor y consúltala con un abogado de propiedad intelectual. Si usas Ondeón, tienes la documentación de licencia en tu cuenta y puedes escribirnos para que te ayudemos a localizarla.
Fuentes
- SGAE: licencias para establecimientos
- Reglamento General de la SGAE (febrero de 2025)
- Ruiz Ballesteros: ¿es obligatorio pagar a la SGAE si reproduzco música en mi negocio?
- ACIPMAR: asesoría legal sobre la SGAE
- Consultoría jurídica para SGAE y música en negocios
